Saber como migrar para a telefonia VoIP é essencial para todo gestor que quer reduzir os gastos da empresa com telefone.
Afinal de contas, não dá para negar que essa tecnologia tem menos custos do que as soluções comuns do mercado. No entanto, não é fácil executar a migração.
Existem alguns desafios específicos a considerar ao planejar a mudança de um sistema de telefonia padrão para o VoIP. Sem ter esses desafios em mente, a perspectiva é que seu negócio patine nos primeiros meses com o novo recurso. E possa até mesmo perder clientes ou oportunidades por conta disso.
Portanto, é importante saber como migrar para a telefonia VoIP. Quer aprender como fazer a mudança? Então, siga a leitura do artigo abaixo com atenção!
O que você precisa verificar antes de migrar para telefonia VoIP?
Antes de pensar em como migrar para telefonia VoIP, existem alguns elementos que você deve verificar. Esses fatores fazem toda a diferença entre uma mudança tranquila e uma mais turbulenta.
Portanto, encare os aspectos a seguir como uma checklist a ser realizada antes de iniciar o processo de migração.
Nós separamos 5 fatores a analisar antes de migrar o seu serviço de telefonia. Veja quais são a seguir!
1. Cheque a qualidade da sua Internet
O primeiro ponto que você deve analisar antes de migrar sua telefonia para VoIP é a qualidade da sua Internet. Afinal, quando a mudança for realizada, você não usará mais a rede de telefonia padrão. Assim, seu negócio dependerá da robustez da conexão com a Internet para suas ligações e comunicações.
Um serviço PABX virtual precisa de uma boa velocidade de download e upload para funcionar bem. Pense da seguinte forma: seu negócio trocará constantemente mensagens de áudio em formato de dados. A transmissão de som e voz precisa de uma boa capacidade e velocidade de dados.
Atualmente, existem muitos pacotes de provedoras com boa qualidade para as empresas. Esses pacotes vêm com conexão via fibra ótica, que é muito veloz. O ideal, entretanto, é uma conexão com link dedicado.
Além disso, considere quantas pessoas usarão a conexão em chamadas em simultâneo. A qualidade da conexão deve ser compatível com a demanda de uso. Uma central de atendimento com 50 profissionais (vendedores e atendentes) precisa de mais banda do que um departamento com 3 pessoas, por exemplo.
2. Confira a compatibilidade do seu sistema telefônico
Existem diferentes tipos de sistemas telefônicos em vigor no Brasil, especialmente no mercado corporativo. Cada empresa usa uma ferramenta distinta ou um sistema próprio. Além disso, em alguns casos, falamos de aplicações criadas há 10, 20 anos ou até mais.
Portanto, nem todo sistema tem compatibilidade com a tecnologia VoIP. Sem essa compatibilidade, a migração não pode ocorrer. A solução, nesse caso, é trocar o sistema para um que seja mais atualizado e compatível. No entanto, a troca exige algum tempo.
Assim, você deve verificar essa necessidade com antecedência para organizar a troca antes de iniciar a migração. Isso evita que sua empresa tenha de fazer a mesma coisa e acabe “trocando o pneu com o carro em movimento”, como se diz popularmente.
3. Mapeie as novas oportunidades
Usar a telefonia inteligente com recurso VoIP gera oportunidades diferentes da telefonia comum.
Um exemplo básico é a conexão com servidores em nuvem para armazenar gravações ou executar sistemas. Por exemplo, sua equipe de atendimento pode rodar o software que sua empresa usa de qualquer dispositivo autorizado.
Portanto, sua empresa pode trabalhar em um formato remoto. Além disso, pode armazenar todas as chamadas em um servidor em nuvem para análise posterior ou até mesmo ativar um serviço de transcrição automatizado. São muitas possibilidades diferentes!
Por isso, é importante mapear as oportunidades antes de iniciar a migração. Assim, você sabe quais ajustes precisa fazer na fase inicial do projeto. Novamente, o objetivo é evitar alterações ou mudanças durante a migração.
4. Cheque sua estrutura física
A estrutura física que seu negócio tem hoje pode não ser compatível com a tecnologia VoIP. Portanto, verifique-a para testar a qualidade de som para o seu negócio.
Aliás, é perfeitamente possível que sua empresa sequer tenha equipamento para a mudança no momento. Afinal, muitos negócios usam telefones comuns para falar com os clientes.
No entanto, esses aparelhos podem não funcionar com a tecnologia VoIP. Você deve, então, comprar fones de ouvido e microfones para os seus colaboradores utilizarem com o novo sistema.
Muitas empresas começam a migrar o sistema sem verificar esse detalhe. Só percebem o problema na hora de colocar a tecnologia em ação e sofrem com isso depois.
5. Teste, teste, teste
A palavra mais importante para quem quer saber como migrar para a telefonia VoIP é “teste”. Faça muitos testes para garantir que tudo está funcionando do jeito certo. Afinal, você quer evitar ao máximo ter alguma surpresa no meio da migração.
Realizar testes periódicos na sua rede, equipamentos ou sistemas é importante para identificar gargalos ou falhas que prejudicarão a migração. É melhor identificar esses problemas antes de começar a mudança, quando ainda há tempo para consertar.
Como migrar para a telefonia VoIP em 6 passos
Quer saber como migrar para a telefonia VoIP? Então é o que veremos nas próximas linhas.
Após fazer as análises e preparação que vimos nos itens anteriores, agora vamos iniciar o processo. E o que devemos fazer? Veja a seguir!
1. Escolha o tipo de telefonia VoIP a usar
Nem todo sistema de telefonia VoIP é igual, sabia? Se você quer saber como migrar para a telefonia VoIP, precisa escolher o modelo de tecnologia adequado para o seu negócio.
Existem 4 principais opções no mercado:
- Aplicativos para celular: são a escolha mais simples. Esses apps criam um ramal VoIP no celular ou tablet da sua empresa com alguns poucos toques (e uma mensalidade a pagar todos os meses). São fáceis de instalar, mas pecam em customização e funções;
- Softphone: é uma tecnologia que “converte” seu computador em telefone. Basicamente, usa todo o hardware que você já tem para configurar uma conta VoIP ou ramal para funcionar. Só precisa de um fone de ouvido com microfone para operar, além de conexão com a Internet. Permite fácil customização;
- Adaptador ATA: se sua empresa já tem muitos telefones convencionais, o Adaptador de Telefone Analógico (ATA) pode ser a melhor solução. Esse dispositivo converte seu telefone padrão para fazer chamadas VoIP e se conectar ao sistema da central PABX;
- Telefone IP: esse aparelho é totalmente produzido com compatibilidade com a tecnologia VoIP. Existem dezenas de modelos e fabricantes no mercado, cada um com suas funções e características particulares.
E qual opção escolher? Bom, dependerá do seu contexto, recursos disponíveis, tamanho do sistema de comunicação e outros fatores. Na dúvida, a provedora do sistema VoIP pode ajudar você a descobrir a melhor opção!
2. Decida se vai fazer Portabilidade VoIP
Toda empresa tem a possibilidade de fazer uma Portabilidade VoIP. Ou seja, pode aproveitar seus números de telefone atuais para usar no sistema de voz pela Internet, incluindo um número 0800.
Portanto, é vital decidir se vai optar pela portabilidade ou se pretende conseguir números totalmente novos. No geral, a portabilidade vale a pena, pois permite que a migração seja feita sem alterar nenhum número. Ou seja, a empresa não precisa alterar propagandas ou avisar os clientes que o contato mudou.
Para realizar a portabilidade, é necessário contactar a provedora de telefonia atual da sua empresa. Peça para que os números atuais sejam portados para a tecnologia VoIP que você está instalando em seu negócio e siga os passos decididos pela fornecedora.
3. Consiga todos os equipamentos necessários
Sua empresa precisará de equipamentos específicos para utilizar o sistema de telefonia VoIP. Em um exemplo básico, seus colaboradores deixarão os telefones e utilizarão fones com microfones. Além desses equipamentos, ainda pode ser necessário máquinas novas e outros dispositivos.
Portanto, consiga todos os equipamentos que o projeto de migração requisitar antes de iniciá-lo. Lembre-se de evitar ter de “trocar o pneu com o carro funcionando”, ou seja, ter de fazer mudanças com o sistema já em operação.
Afinal, quanto mais você precisar alterar depois, menos tempo seus colaboradores terão com o sistema e mais custos para a sua empresa.
A empresa que fornecer o sistema VoIP para seu negócio pode ajudar informando todos os equipamentos que você vai precisar. Pergunte para seu contato e peça por recomendações de dispositivos ou fornecedores para comprá-los de maneira rápida e barata.
4. Treine a sua equipe para usar o VoIP
Sua equipe de colaboradores é parte vital da sua comunicação. Se você quer saber como migrar para a telefonia VoIP com sucesso, precisa incluí-los no processo.
Será necessário treiná-los para que saibam como utilizar o sistema, como usar os recursos novos e o que fazer com essas ferramentas inovadoras.
Portanto, vale a pena separar algumas horas por semana para treinar seu time de modo a garantir que eles estarão prontos para utilizar a ferramenta assim que a migração for concluída.
É importante iniciar os treinos com antecipação para identificar mudanças necessárias ou falhas no projeto antes dele estar no ar.
Afinal, em muitos casos, quem planeja como o sistema de comunicação vai funcionar não é exatamente quem o opera todos os dias. Portanto, é comum que exista a necessidade de ajustes no projeto depois dele ser utilizado.
Se for possível treinar sua equipe antes, esses ajustes vão aparecer antes do sistema estar funcionando e, portanto, a tempo de corrigi-los sem danos.
5. Configure seu sistema
Em seguida, será a hora de configurar seu novo sistema de telefonia. Para isso, conte com a ajuda especializada da provedora que oferece o serviço para sua empresa. Os técnicos da empresa saberão como conduzir o trabalho da melhor forma.
Além disso, opte por fazer a migração em horários com pouco movimento em seu negócio. Se sua equipe só trabalha de dia, faça a mudança durante a noite. Assim, o processo não vai atrapalhar o horário comercial e nem reduzir o desempenho do time.
Caso não seja possível, marque a mudança para momentos menos agitados. Dependendo do tamanho do negócio, a migração pode durar alguns dias.
Por isso, o ideal é fazê-la de modo a atrapalhar o mínimo possível seu negócio. Assim, evita-se perdas de produtividade por causa do novo sistema.
6. Faça a migração gradual
Por fim, uma dica de ouro de como migrar para a telefonia VoIP é fazer a mudança de forma gradual. Assim, é possível reduzir ao máximo o impacto dessa alteração na produtividade da sua equipe.
Se seu negócio precisar que seu time comercial, o de atendimento ao cliente e o de comunicação interna usem o novo sistema VoIP, o ideal é migrar cada um de uma vez.
Assim, mesmo que haja algum gargalo de produtividade na adaptação ao novo sistema, não será com todos ao mesmo tempo.
Além disso, a mudança de um time facilitará a migração dos outros, uma vez que você verá erros e necessidades de ajustes que vão surgir pelo caminho. Por exemplo, o uso no dia a dia do recurso pode apresentar a necessidade de fazer configurações diferentes do que as planejadas.
Por isso, o ideal é começar a migração pelo time “menos importante”, por assim dizer. Afinal, se houver algum problema ou necessidade de ajuste, essa mudança não afeta muito a produtividade da empresa. Após a validação do sistema, passe a mudança para os outros times de forma gradual.
A última equipe a receber a mudança deve ser o seu time de atendimento ao cliente. Afinal, não dá para simplesmente cortar o atendimento por algumas horas.
Portanto, a migração deve ser feita apenas quando o sistema já estiver 100% validado e o processo otimizado para funcionar.
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