Muito se fala sobre o assunto, mas poucos sabem o que é um número de telefone virtual. Será que um número virtual traz credibilidade para a empresa ou é melhor usar outros métodos de comunicação?
Pois bem, um número de telefone virtual veio justamente para evoluir a forma de se relacionar com o cliente, independente do seu local de origem.
Se, por um lado, uma empresa utiliza o número 0800 para que os clientes possam fazer chamadas gratuitas, por outro, essa mesma empresa vai querer baratear suas próprias ligações.
E é isso que o número virtual faz: a empresa paga o custo de uma ligação local mesmo ligando para alguém fora do estado.
Quer entender o que é e como funciona um número de telefone virtual para empresas? Então, é só continuar a leitura do nosso artigo de hoje.
O que é um número de telefone virtual?
Um número virtual, também chamado de DID – Direct Inward Dialing –, é um número de telefone associado ao local onde estão seus clientes, mantendo o mesmo DDD deles.
Isto é, com a tecnologia VoIP, você liga para o cliente usando o prefixo de sua localidade, como se a sua empresa tivesse uma versão física em todos os lugares do Brasil.
O cliente, então, atende ao telefone pensando que a sua empresa tem sede naquele estado. As chances, portanto, de ignorar a chamada, serão bem menores.
Por exemplo, uma empresa de São Paulo (DDD 011) entra em contato com o potencial cliente do Rio de Janeiro (DDD 021). É muito provável, no entanto, que o cliente ignore a chamada vinda de outro estado.
Porém, quando o prefixo da empresa de São Paulo aparece com o prefixo do Rio de Janeiro, há uma grande chance de se aproximar dos prospects.
Afinal, nem todo mundo gosta de fechar negócio com uma empresa que não possui sede ou filial na própria região, certo? Então, o número virtual se torna uma estratégia para ganhar a confiança do cliente.
Como funciona um número virtual?
Como o próprio nome diz, um número virtual funciona de forma on-line, sem necessidade de cabos de telefone, bastando uma conexão com a internet.
A empresa pode solicitar o recurso junto à contratação do sistema VoIP e do PABX Virtual, expandindo seu território sem precisar montar uma infraestrutura em cada local de atuação.
A partir do momento em que o cliente atende ao telefone de número virtual, a ligação é transferida para a empresa, porque o número virtual não é físico.
Dessa forma, os clientes pensam que estão falando com uma empresa com sede/filial em seu estado e sentem maior credibilidade para fechar um negócio.
Isso é extremamente útil quando você tem clientes em outro estado e deseja se aproximar deles para melhorar o contato. Ou, então, quando você quer criar uma cartela de clientes de uma região X, mas não quer que desliguem o telefone antes de ouvir sua proposta.
Mas, para que os números virtuais sejam efetivos, é preciso dispor de, pelo menos, um desses itens:
- Softphone – Simulador de telefone que pode ser instalado em qualquer dispositivo, como tablets e notebooks, e integrado ao VoIP e ao PABX Virtual;
- ATA – Um adaptador que converte um telefone analógico em digital, transformando pacote de voz em pacote de dados através de uma conexão VoIP;
- Telefone IP – Modelo de telefone moderno para uso na internet. Várias linhas podem ser associadas ao mesmo telefone IP e com integração com o PABX na Nuvem.
Sendo assim, um número de telefone virtual é mais econômico, acessível, rentável, sem burocracia e para todas as empresas que desejam aumentar seus lucros.
Diferenças entre o número virtual e o número 0800
No meio corporativo, facilitar a comunicação entre empresa/cliente é uma regra e uma das melhores formas de ajudar no crescimento do negócio. Entre os números que contribuem para melhorar o relacionamento com os clientes, estão:
- Número Virtual – Número de telefone com o prefixo da região para onde é feita a ligação;
- 0800 – Número de telefone para onde o cliente liga, sem nenhum custo;
- 4003 – Semelhante ao número 0800, mas o valor da ligação é pago por quem faz a chamada e também pelo assinante.
Nesse sentido, o número 0800 é um telefone gratuito para que o cliente possa entrar em contato com o SAC, por exemplo. Já o número virtual é um telefone com indicação geográfica, sem custo para a empresa e como se ela estivesse fisicamente em cada estado.
Integração do número virtual com PABX
O número virtual pode tornar o meio corporativo mais fácil, mas fica ainda melhor se houver a integração com o PABX na Nuvem (ou PABX Virtual).
Dessa forma, é possível automatizar as ligações, agilizar as tarefas, obter um relatório de chamadas e reduzir custos, tudo isso de maneira flexível.
Isso acontece porque o PABX Virtual se conecta a uma operadora e cria vários ramais para cada setor da empresa com o mesmo número VoIP, no caso, número virtual.
Assim, o custo sai bem mais barato porque não são necessários vários números para cada setor: o número virtual integrado ao PABX faz esse serviço para você.
Vantagens de ter um número de telefone virtual
Até aqui, você já percebeu como é fundamental contratar um número virtual para empresas, não é? Afinal, ter um número de telefone virtual abre portas para qualquer negócio, ampliando a comunicação e aproximando clientes.
Contudo, reunimos a seguir as vantagens de possuir um número virtual para você saber se é isso mesmo que você procura para a sua corporação. Veja só:
- Tem baixo custo;
- É totalmente flexível;
- É mais barato em nuvem;
- Aumenta o número de ligações;
- Aumenta a produtividade;
- Garante maior credibilidade;
- Oferece um diferencial competitivo;
- Fácil de cancelar;
- Otimiza o atendimento.
Tem baixo custo
A primeira vantagem de ter um número de telefone virtual é o custo geral das ligações.
Em primeiro lugar, o número virtual não depende de cabos, apenas de conexão com a internet.
Em segundo lugar, você vai poder ligar e receber chamadas pelo número virtual usando o mesmo DDD dos clientes. Isso significa pagar apenas por ligações locais, mesmo que a sua empresa do Rio de Janeiro esteja fazendo uma chamada para o Ceará, por exemplo.
O mesmo vale para o cliente do Ceará que quiser ligar para a empresa carioca: vai usar o número virtual disponível, como se tivesse ligando para o próprio DDD.
Ou seja, baixo custo e muitas chances de aumentar o número de clientes para o seu negócio.
É totalmente flexível
Como os números virtuais, as empresas podem trabalhar de qualquer lugar porque, como já mencionamos, basta uma conexão com a internet.
Essa flexibilidade é bastante útil em empresas com modelo híbrido, sistema de home office ou para aqueles que viajam a trabalho, mas não podem perder o contato.
Essa é uma grande vantagem do número virtual frente à telefonia analógica, uma vez que as ligações são encaminhadas aos dispositivos, como tablets e smartphones.
É mais barato em nuvem
Os softwares em nuvem garantem segurança, alta escalabilidade e um ótimo custo-benefício para as empresas, pois a manutenção e as atualizações são feitas de forma rápida e frequente.
Por essa razão, a contratação de números de telefones virtuais como um serviço em nuvem é muito vantajosa. Você paga um valor mensal e garante um serviço prático e seguro para realizar e receber chamadas, sem dor de cabeça.
Então, se você busca por excelência no atendimento, considere essa vantagem na hora de decidir pela contratação do número virtual.
Aumenta o número de ligações
As linhas convencionais sofrem com o congestionamento, obrigando o cliente a aguardar na fila pelo atendimento. Porém, deixar o cliente esperando não é uma alternativa, mas procurar outra empresa, sim.
Esses clientes desistem do atendimento e procuram outros profissionais que possam responder suas dúvidas e oferecer um excelente serviço.
E se o cliente era uma empresa querendo uma parceria? Você acaba perdendo um atendimento importante por não aderir aos recursos modernos de comunicação.
Por isso, o melhor a fazer é contratar um número de telefone virtual. Diferente do sistema convencional, o novo recurso aumenta o fluxo de ligações, uma vez que o atendimento aos usuários é muito mais rápido.
Você escapa de perder potenciais clientes, e seus clientes escapam das filas demoradas via telefone.
Aumenta a produtividade
Quando os seus colaboradores passam a atender mais rápido os seus clientes, de qualquer lugar onde estejam, maior será a produtividade deles.
Afinal, o número virtual é uma função digital que não vê fronteira nem depende de um espaço físico específico. O funcionário, então, pode atender um cliente em seu escritório, no carro, a caminho do aeroporto, em outro estado ou mesmo em casa.
Isso porque a ligação para o número virtual é direcionada para qualquer dispositivo, como tablets, smartphones, computadores ou notebooks.
Nesse sentido, os profissionais se tornam mais produtivos, porque vão atender mais pessoas, fechar novos negócios e dedicar o tempo que sobra a outras funções.
Garante maior credibilidade
Ninguém gosta da ideia de ligar ou receber uma ligação de alguém fora do próprio estado, porque isso representa um alto custo, não é?
Mas a partir do momento em que você descobre o que é um número de telefone virtual, fica mais fácil interagir com o público, não importa onde ele esteja.
Isso traz muito mais credibilidade para o seu negócio, porque o cliente vai achar que a empresa tem sede em seu estado por conta do mesmo DDD.
Além do cliente se sentir à vontade de ligar sem pagar nada, a empresa estará pronta para expandir sua lista de contatos e aumentar seu capital.
Oferece um diferencial competitivo
Empresas que ainda trabalham com telefonia analógica estão ficando para trás!
As pessoas que desejam falar com o SAC, por exemplo, ou querem fechar um negócio do outro lado do estado, preferem manter contato com quem facilita o processo.
Além disso, uma empresa sem recursos tecnológicos para atender ao público dificilmente vai expandir seu território no país. Mesmo aquelas que possuam filiais em vários lugares estão perdendo dinheiro quando não usam o número de telefone virtual.
Por isso, cada vez que o meio corporativo investe em tecnologias da informação, ele está investindo em seu futuro a curto e médio prazo, e saindo na frente da concorrência.
Fácil de cancelar
Você já tentou contratar o serviço de telefonia, mas se sentiu preso às cláusulas, sem liberdade para decidir sair quando quisesse?
Pois com o número de telefone virtual você não passa por essa dificuldade. Ao fazer sua contratação, você é livre para cancelar quando quiser, porque o serviço de número virtual não possui sistema de fidelização.
É claro que, antes de contratar, a empresa vai analisar se realmente precisa ou não desse recurso tecnológico.
Porém, avaliando o tamanho da empresa, as demandas e a origem dos clientes, dificilmente você vai dispensar o número virtual.
Otimiza o atendimento
Existe outra vantagem de utilizar o número virtual: a possibilidade de usar recursos inteligentes que otimizam o atendimento ao cliente, como:
- Gravação de Chamadas;
- Lista de Espera;
- URAs (Unidade de Resposta Audível);
- Relatórios;
- Filas separadas por tema e agentes específicos;
- Entre outros.
Não importa se o foco de sua empresa é melhorar o SAC, a central de vendas ou de cobrança, pois esses recursos são para todas as empresas, de diferentes portes.
Trata-se, portanto, da integração do número virtual com o PABX na Nuvem.
Observe que, a depender da demanda do seu negócio, fica difícil não atrelar os números virtuais ao PABX Virtual. E, nem de longe, isso seria um combo com alguma pegadinha no final.
A julgar pela redução de custos e melhores resultados na empresa, é muito mais vantajoso optar por um serviço completo de comunicação.
Como ter um número virtual da Fale Sempre Mais?
Sabendo o que é um número de telefone virtual, como funciona e suas vantagens, fica fácil aderir a esse modelo de comunicação, não é?
Um número virtual é mais prático, seguro, moderno e altamente recomendável para aumentar a cartela de clientes e também o lucro da empresa.
Tem interesse em sair do convencional? Se sim, entre em contato com a Fale Sempre Mais, uma empresa que está ajudando muitos gestores a alavancarem seus negócios, e converse com um de nossos especialistas.
