Saber como melhorar a comunicação empresarial é indispensável para qualquer empresa ou organização, de qualquer área ou setor do mercado.
Afinal, sem comunicação, é impossível enviar as mensagens corretas para os públicos que se deseja atingir.
Toda empresa/organização precisa se comunicar, enviar e receber as informações, tanto dentro do próprio corpo empresarial quanto externamente a ele.
E quanto mais eficiente for esse processo, mais fácil e rápido será alcançar as metas planejadas.
O objetivo é justamente retirar todos os ruídos presentes nessa comunicação, seja interna ou externa. Mas, como fazer isso?
Nesse artigo, você descobrirá como melhorar a comunicação empresarial com a ajuda do PABX Virtual, um segredo que muitas organizações colocam em prática atualmente e que vem mudando o jeito de se comunicar com clientes, colaboradores e fornecedores. Acompanhe!
O que é a comunicação empresarial?
A comunicação empresarial, por assim dizer, é todo tipo de comunicação humana que acontece dentro de uma empresa/organização.
Nesse caso, ela pode ser tanto interna, com os agentes colaboradores que integram a marca e os fluxos de informações internos; ou externa, envolvendo assim a comunicação com o público fora da empresa, como clientes, fornecedores e mais.
Trata-se de uma atividade estratégica, com o objetivo de promover a reputação da empresa. Para isso, é claro, ela transmite as informações diretamente para os mais variados públicos.
Colaboradores, clientes, investidores, parceiros, acionistas e a sociedade, todos fazem parte do público com o qual a empresa se comunica.
E para cada uma dessas partes, é necessário construir uma estratégia assertiva para o envio da mensagem correta que a marca quer passar.
Em todos os casos, o PABX Virtual consegue se apresentar como um serviço excepcional, sendo uma forma única de como melhorar a comunicação empresarial.
O que é e como funciona o PABX Virtual?
Para saber como melhorar a comunicação empresarial com a ajuda do PABX Virtual, é necessário realmente entender esse sistema.
Por outro lado, para entender o que é o PABX Virtual é preciso inicialmente compreender o que é o PABX, na sua versão analógica tradicional.
Nesse caso, essa é uma sigla para o termo em inglês “Private Automatic Branch Exchange”, que em uma tradução literal para o português significa “Troca Automática de Ramais Privados”.
O sistema tem como objetivo possibilitar a comunicação interna e externa dentro de uma empresa ou organização, sendo composto realmente por uma estrutura física, formada pelas linhas telefônicas, aparelhos telefônicos e a estrutura central (aparelho eletrônico).
Assim, ele consegue ligar aparelhos telefônicos diferentes, dentro de uma mesma linha, intermediando as ligações feitas entre os ramais.
Ou seja, na versão tradicional, o PABX necessita de um espaço físico, uma vez que a comunicação acontece através de cabos específicos, sendo acomodado dentro da empresa e operado por um funcionário que irá redirecionar as chamadas.
O PABX Virtual, por outro lado, é uma evolução desse sistema, com funcionamento integrado em nuvem, eliminando as limitações da versão analógica.
Ao invés de um aparelho eletrônico central, todo o comando acontece por meio de um SaaS, um software como serviço, sendo executado na rede de computadores da empresa/organização.
Ou seja, o PABX Virtual funciona realmente através da internet, onde o data center fica hospedado, controlando os ramais na nuvem.
E o melhor de tudo é que além de toda a facilidade da comunicação interna, o sistema é o segredo para atender bem aos clientes e mensurar os resultados relacionados ao atendimento, sendo uma solução perfeita para quem busca uma forma eficaz de como melhorar a comunicação empresarial.
Principais recursos do PABX Virtual
O PABX Virtual tem muito a entregar e sua utilização é capaz de fazer a diferença no processo de comunicação empresarial.
Isso se deve, é claro, aos recursos principais que o sistema dispõe, agregando em todas as frentes que compõem a empresa/organização.
Integração com o VoIP
O VoIP, ou Voice Over Internet Protocol (Voz Sobre Protocolo de Internet), é uma tecnologia que faz uso da internet para transmitir a voz, mantendo toda a qualidade de som nesse processo.
E sua integração com a central do PABX Virtual é um dos recursos mais relevantes do sistema, servindo para automatizar o atendimento aos clientes.
Com isso, ao invés da rigidez da utilização de aparelhos telefônicos tradicionais, esse processo acontece por intermédio de smartphones, computadores e tablets, sem abrir mão da qualidade do atendimento.
Unidade de Resposta Audível (URA)
A URA é um tipo de atendente eletrônico que consegue prover serviços automatizados para os clientes que ligam para a empresa, seja respondendo dúvidas ou fornecendo informações.
No caso do PABX Virtual, ele ajuda a organizar essa comunicação cliente X atendente, direcionando para o agente correto a se falar – quando necessário.
Isso porque, com o serviço, é possível criar filas específicas, onde são agrupados os temas semelhantes, facilitando muito o direcionamento ao funcionário ideal para cuidar da demanda.
Gravação de chamadas
A gravação de chamadas é outra função importantíssima do PABX Virtual e uma das melhores estratégias de como melhorar a comunicação empresarial através dessa ferramenta.
Isso porque, com o recurso, é possível analisar as chamadas em um momento posterior, o que leva a um grande número de possibilidades.
O esclarecimento de algum problema, quando houver, e uma análise geral de como a equipe de atendimento está se saindo, são algumas delas.
Com as gravações em mãos, observar os pontos positivos e os negativos, erros e acertos da equipe fica bem fácil. Ou seja, aprimorar esse processo se tornará bem mais simples.
Acompanhamento das atividades
A versão digital, por ser conectada através da internet, possibilita um acompanhamento em tempo real das atividades da empresa, ligadas ao setor de atendimento e comunicações.
Com ele, dá para verificar quais são os ramais ativos do momento, em tempo real, e como está o seu funcionamento.
Programação de chamadas
Outro recurso importante do PABX Virtual é a especificação de um período de tempo para receber ou para bloquear as chamadas.
Assim, os clientes são devidamente notificados quando a empresa está fora do seu horário de atendimento.
Anúncio de chamadas
Além da programação do atendimento, o serviço é capaz ainda de informar a origem da chamada. Exemplo: se ela é de uma fila de cobranças, ramal financeiro ou suporte.
Quais setores podem utilizar o PABX Virtual?
O PABX Virtual é um serviço que entrega resultados em qualquer segmento, sendo voltado para empresas e organizações que atuam nos mais variados setores, tais como:
- Instituições financeiras;
- Indústrias;
- Transporte;
- Contabilidade;
- Advocacia;
- Comércios;
- Lojistas;
- Gastronomia;
- Educação;
- Saúde,
- Tecnologia;
- Turismo.
Se há a necessidade de comunicação empresarial, o PABX Virtual está lá para contribuir para o aperfeiçoamento desse processo.
Como melhorar a comunicação empresarial com a ajuda do PABX Virtual?
Agora que já foi possível observar o que é a comunicação empresarial, o que é o PABX Virtual, como ele funciona e quais são seus recursos principais, fica fácil entender como melhorar essa comunicação através do serviço em nuvem.
Afinal, os benefícios que ele oferece para a empresa traduzem muito bem esse processo. Basta apenas implementá-lo.
Custos menores
Por ser virtual, o PABX IP não necessita de um investimento alto em estrutura, espaço físico exclusivo, cabos e outros aparatos físicos.
A internet e a tecnologia em nuvem são a base para a implementação do sistema, além dos equipamentos mínimos, já que tudo recai sobre a própria rede de computadores.
Na versão tradicional, por exemplo, é necessário um funcionário específico para a operação da central, algo que não é preciso na alternativa digital.
Consequentemente, os custos com mão de obra também são bem reduzidos, enxugando ainda mais os gastos da empresa com o setor.
Além da economia com os equipamentos, o PABX Virtual dispõe de um pacote completo, tornando o seu custo benefício ainda melhor.
Anúncios, gravações e programação das chamadas, acompanhamento das atividades, URA: tudo em um lugar só.
Se comparado com as operadoras tradicionais, a implementação do serviço gera um custo até 70% menor, uma vez que ele livra a empresa das taxas abusivas de outros modelos.
Equipe mais produtiva
Com os processos de automação e direcionamento das chamadas dos clientes para as filas específicas, cada atendente consegue cuidar das questões que realmente domina.
Assim, no final das contas, tanto os clientes quanto a própria empresa ganham devido à melhoria significativa de todo o processo.
Isso sem falar na própria melhoria da comunicação empresarial, que impacta diretamente toda a equipe de colaboradores.
Os diálogos internos são mais eficientes e os problemas encontrados são abordados de forma rápida, devido à conexão existente.
O ganho de tempo com os processos de automação é indiscutível, levando também a uma maior satisfação dos clientes, que têm seus problemas resolvidos e suas dúvidas sanadas mais rapidamente.
E a URA, em muitos casos, é capaz até mesmo de dispensar a necessidade de falar com um atendente.
Isso porque são muitos os temas comuns, facílimos de serem resolvidos, que não demandam a menor necessidade de uma intervenção humana.
O foco dos profissionais que trabalham com o atendimento ao público torna-se, portanto, ainda mais preciso e eficiente.
Ferramentas integradas
O serviço é aplicado não apenas na comunicação interna, mas serve de forma eficiente para a comunicação direta com o público externo.
Isso é possível, é claro, em muito devido à integração com outras ferramentas, tal como o VoIP, que possibilita o envio das mensagens de voz por meio da internet.
Serviços direcionados para a mensuração dos resultados e gravações das ligações, por exemplo, também são uma forma de como melhorar a comunicação empresarial.
Além das ferramentas, essa integração também se aplica diretamente às próprias equipes da empresa.
A comunicação interna é inteiramente aperfeiçoada, unificando equipes de diversos setores.
Não há limitações físicas
O PABX Virtual confere à equipe de colaboradores uma maior autonomia para operar o sistema, o que é uma vantagem e tanto.
Além disso, entrega ainda mais mobilidade, já que dá para um agente atender as chamadas no seu ramal específico de onde estiver.
Ao invés da rigidez dos aparelhos telefônicos, esse atendimento acontece diretamente por computadores, smartphones, tablets e outros dispositivos móveis conectados à internet.
Há, portanto, uma maior disponibilidade da equipe, que consegue estar sempre pronta e trabalhar em home office, sem maiores problemas.
A comunicação entre os colaboradores é diretamente impactada também, com a facilidade das conversas entre a matriz e as filiais da empresa, quando houver.
Decisões rápidas
Quanto aos ganhos para a comunicação interna, a solução entrega rapidez para a tomada de decisões.
Afinal, as informações rodam com eficiência, retirando empecilhos que poderiam surgir no meio do caminho, atrasando uma análise urgente de alguma questão.
É um entendimento simples: quanto mais rápido uma informação chega, mais tempo os responsáveis têm para utilizá-la.
Facilidade para acompanhamento de métricas
Dispondo de uma interface realmente simples de ser operada, o PABX Virtual não gera problemas na hora de acompanhar o desempenho da equipe.
Afinal, ele entrega métricas relevantes, que são fundamentais para conferir como andam as coisas no setor de atendimento.
Considerações finais
Aprender como melhorar a comunicação empresarial com a ajuda do PABX Virtual não é uma tarefa tão complicada assim.
Tudo o que é preciso fazer inicialmente é implementar o serviço, que por si só é capaz de aprimorar bastante as funcionalidades e processos da organização.
A utilização do sistema tem muito a contribuir para o processo de comunicação dentro das empresas. Basta alinhar o seu uso com os objetivos que se deseja atingir e aperfeiçoá-lo cada vez mais.
O bom de tudo isso é que o próprio PABX Virtual entrega as métricas necessárias para melhorar a comunicação empresarial mais e mais.
Menos custos de implementação, sem limitações físicas, equipes mais produtivas, integração entre ferramentas e setores, enfim, são muitos os benefícios que ele entrega.
E você, está preparado para a revolução que o PABX Virtual irá fazer na sua empresa? A Fale Sempre Mais está aqui para ajudar. Entre em contato com nossos especialistas e solicite uma avaliação.
